Datová schránka pro OSVČ: Jak ji správně založit a využívat

Co je datová schránka a k čemu slouží

Datová schránka je moderní elektronický systém, který vám ušetří spoustu času a běhání po úřadech. Představte si, že všechnu komunikaci se státní správou můžete vyřídit z pohodlí domova, třeba i v pyžamu s kávou v ruce.

Funguje to vlastně jako takový vylepšený email, ale s tím rozdílem, že tahle pošta má právní váhu. Žádné fronty na poště, žádné obálky s doručenkou - stačí pár kliků a máte vyřízeno. A co je nejlepší? Můžete si být jistí, že vaše podání skutečně dorazilo tam, kam má.

Představte si, že je půlnoc a vy si vzpomenete na daňové přiznání. S datovou schránkou žádný problém! Systém běží non-stop a klidně i o víkendu. Navíc vás sám upozorní, když se blíží důležité termíny - už žádné probuzení se studeným potem, že jste něco nestihli.

Je to jako mít osobního asistenta pro úřední záležitosti. Potřebujete poslat něco na ČSSZ? Komunikovat s finančákem? Všechno zvládnete pár kliknutími. A co teprve ta úspora! Žádné poštovné, žádný papír, žádné složky nacpané k prasknutí ve skříni.

Bezpečnost je samozřejmě na prvním místě. Ke schránce se dostanete jen vy se svými přihlašovacími údaji. Jen nezapomeňte, že zprávy se po 90 dnech automaticky mažou - důležité věci si radši stáhněte a zazálohujte.

Když už jsme u té ekologie - díky datovce šetříte nejenom svůj čas a peníze, ale taky přírodu. Méně papíru, méně toneru, méně jízd autem na úřady. A některé instituce vám dokonce dají slevu na poplatcích, když s nimi komunikujete elektronicky.

Povinnost zřízení datové schránky pro OSVČ

Od ledna 2023 se toho pro živnostníky hodně změnilo. Každý, kdo podniká a je zapsaný v živnostenském rejstříku nebo evidenci skutečných majitelů, musí mít datovou schránku. Není to jen další byrokratické nařízení - je to vlastně docela šikovný pomocník pro komunikaci s úřady.

Představte si datovku jako takovou elektronickou poštovní schránku. Už žádné dlouhé fronty na poště nebo čekání na důležité dopisy. Všechno máte na jednom místě, bezpečně uložené a kdykoliv po ruce. Navíc je propojená se všemi důležitými státními systémy, takže vyřizování papírování je mnohem jednodušší.

Pozor - datovka se vám založí automaticky, ale musíte si sami vyzvednout přístupové údaje. Ty vám přijdou doporučeně domů nebo do firmy. Nenechte to plavat, protože když datovku nepoužíváte, můžete narazit. Co myslíte, že se stane, když vám tam přijde důležitá zpráva a vy si ji nepřečtete?

S datovkou ušetříte spoustu času i peněz. Všechno je rychlejší - daňové přiznání, komunikace s úřady, pojišťovnou. A co je super - nemusíte nic tisknout ani skladovat šanony plné papírů. Každý dokument má stejnou právní sílu jako papírový a systém vám automaticky hlídá, co kdy přišlo a odešlo.

Mějte na paměti, že zprávy se berou jako doručené po 10 dnech, i když se do schránky vůbec nepodíváte. Proto je fajn si nastavit upozornění třeba do mobilu - aplikace vám dá vědět, když něco důležitého přistane.

A ještě jedna praktická věc - můžete přístup svěřit i někomu jinému, třeba svojí účetní. Každý bude mít vlastní přihlášení a vy vždycky uvidíte, kdo co v datovce dělal.

Je to vlastně docela fajn krok do moderní doby. Jasně, chvíli trvá, než si člověk zvykne, ale pak už si bez datovky svoje podnikání ani nedokáže představit.

Datová schránka je jako digitální most mezi podnikatelem a státem - šetří čas, papír i nervy

Radek Kovařík

Postup založení datové schránky

Datovka pro živnostníky: Váš digitální most k úřadům

Parametr	Datová schránka OSVČ
Zřízení	Zdarma
Provoz	Zdarma
Povinnost zřízení	Od 1.1.2023
Přístup	Online 24/7
Doba uložení zpráv	90 dnů
Doručení dokumentů	Fikce doručení po 10 dnech
Způsob přihlášení	eIdentita nebo přihlašovací údaje
Komunikace s	Orgány veřejné moci

Konečně můžete zapomenout na fronty na úřadech a papírování. Datová schránka je vaše osobní digitální pošta pro komunikaci se státem, která vám ušetří spoustu času i nervů.

Založení? Je to jednodušší, než si myslíte. Stačí navštívit Portál občana a přihlásit se přes internetové bankovnictví - ano, to samé, které běžně používáte. Pokud máte radši jiné možnosti, můžete použít eObčanku nebo mobilní klíč eGovernmentu.

Celý proces je intuitivní jako založení e-mailu. Systém za vás většinu údajů předvyplní, vy jen zkontrolujete, jestli je všechno správně, a doplníte své IČO. Nezapomeňte si nastavit dvoufaktorové ověření - bezpečnost především, že?

Po založení vám pošťák přinese obálku s přístupovými údaji. A teď pozor - od prvního přihlášení (nebo po 15 dnech) začíná datovka žít vlastním životem. Úřady vám už nebudou posílat papírové dopisy, všechno poběží přes ni.

Aby vám nic neuteklo, nastavte si upozornění na e-mail nebo mobil. Je to jako mít osobního asistenta, který vám řekne: Hele, přišlo něco důležitého! A když jedete na dovolenou? Žádný problém - můžete pověřit kolegu nebo účetní, ať na schránku dohlédne.

S datovkou vyřídíte všechno od daňového přiznání až po komunikaci se zdravotní pojišťovnou. Jen nezapomeňte, že zprávy se po 90 dnech mažou - důležité dokumenty si radši stáhněte do počítače.

Přihlášení a aktivace datové schránky

Pro přístup do datové schránky musíte nejdřív projít aktivací a nastavit si přihlašovací údaje. Jako OSVČ máte několik možností, jak se do své datovky přihlásit. Nejjednodušší je použít uživatelské jméno a heslo, které vám pošta doručí do vlastních rukou, když vám schránku zřídí.

První přihlášení a aktivace probíhá na mojedatovaschranka.cz. Systém vás hned vyzve ke změně hesla - musí mít aspoň 8 znaků, velká i malá písmena, čísla a speciální znaky. Dobře si ho zapamatujte nebo bezpečně uložte, budete ho často potřebovat.

Mnohem pohodlnější a bezpečnější je přihlášení přes elektronickou identitu. Můžete použít třeba bankovní identitu své banky, mobilní klíč eGovernmentu nebo občanku s čipem. Nejen že je to bezpečnější než klasické heslo, ale otevře vám to dveře i k dalším online službám státu.

Chcete mít jistotu, že se do vaší schránky nikdo nedostane? Zapněte si dvoufaktorové ověření. Tohle extra zabezpečení se hodí hlavně když přes datovku řešíte důležité firemní věci - kromě hesla budete potřebovat třeba ještě SMS kód.

Zapomněli jste heslo? Žádný stres - stačí zajít na Czech POINT nebo vyplnit online formulář, pokud máte jiný způsob elektronické identifikace. Nové přihlašovací údaje vám pošta zase doručí do vlastních rukou.

Po aktivaci máte 90 dní na doladění všech nastavení. Můžete si nastavit upozornění na nové zprávy mailem nebo esemeskou, přidat zástupce nebo propojit datovku s účetnictvím. Nezapomeňte zkontrolovat, jak dlouho se mají zprávy ukládat - standardně je to 90 dní.

A ještě důležitá věc - zprávy v datovce mají stejnou váhu jako doporučené dopisy. Proto ji kontrolujte pravidelně a dbejte na bezpečné přihlašování.

Doručování a odesílání zpráv přes schránku

Datovka je vlastně taková elektronická pošta na steroidech - bezpečná, oficiální a hlavně právně závazná. Představte si ji jako vaši osobní schránku pro komunikaci s úřady, která funguje podobně jako email, jen mnohem spolehlivěji.

Víte, jak otravné je běhat na poštu s doporučenými dopisy? S datovkou tohle odpadá. Stačí se jen přihlásit a máte všechny důležité zprávy hezky pohromadě. Jenže pozor - když se do schránky nepodíváte 10 dní, systém automaticky považuje zprávu za doručenou. Je to podobné, jako když vám pošťák hodí do schránky oznámení a vy si zásilku nevyzvednete.

Odesílání zpráv je stejně jednoduché jako posílání emailu, ale s tím rozdílem, že dostanete oficiální potvrzení o doručení. Žádné asi to nedošlo nebo spam to sežral - tady máte černé na bílém, že zpráva dorazila kam měla.

Pro klid duše si můžete nastavit upozornění na nové zprávy. Přijde vám SMS nebo email, když vám něco důležitého přistane ve schránce. Zprávy se automaticky ukládají na 90 dní, ale můžete si je samozřejmě stáhnout nebo využít Datový trezor pro delší archivaci.

Systém zvládne soubory do 20 MB, což většinou bohatě stačí. Používat můžete běžné formáty jako PDF nebo Word. A bezpečnost? Ta je na prvním místě - přihlašování je důkladně zabezpečené a všechny zprávy jsou šifrované.

Pro podnikatele je datovka skutečným pomocníkem. Žádné fronty na úřadech, žádné obálky a známky. Můžete vyřizovat dokumenty třeba o půlnoci v pyžamu - systém jede non-stop.

Archivace dokumentů v datové schránce

Archivace dokumentů v datové schránce není žádná věda, ale musíte vědět, jak na to. Každý z nás, kdo podniká, to zná - datovka nám drží zprávy jen 90 dní a pak je automaticky smaže. Co když ale později potřebujeme prokázat, co jsme finančáku poslali před půl rokem?

Základ je jednoduchý - stahujte si důležité dokumenty pravidelně. Představte si to jako úklid v šuplíku - jednou za čas prostě musíte projít, co tam máte, a dát tomu nějaký řád. Stažené zprávy se ukládají ve formátu ZFO, který si otevřete pomocí programu 602XML Filler. Je to zadarmo a zvládne to opravdu každý.

Nemáte čas se tím zabývat? Chápu, sám jsem to řešil. Existují firmy, které to udělají za vás - nastaví automatické stahování, pohlídají termíny a zajistí, že dokumenty budou právně v pořádku. Je to jako mít osobního asistenta, který se o všechno postará.

Pořádek dělá přátele, a to platí i u dokumentů. Vytvořte si složky podle měsíců nebo podle typu dokumentů - faktury zvlášť, komunikace s úřady zvlášť. Ušetří vám to spoustu času při pozdějším hledání. A nezapomeňte, že některé papíry musíte ze zákona skladovat pěkně dlouho - třeba daňové doklady celých 10 let.

Cloudová úložiště jsou skvělým pomocníkem. Máte dokumenty po ruce, ať jste kdekoli, a nemusíte se bát, že o ně přijdete kvůli pokazenému počítači. Jen si dobře rozmyslete, jakou službu zvolíte - bezpečnost je na prvním místě.

Pamatujte, že dobře vedená archivace vám může zachránit krk, když přijde kontrola nebo když potřebujete rychle najít starší dokumenty. Je to jako pojistka - možná ji teď nepotřebujete, ale budete rádi, že ji máte, až nastane ten správný čas.

Výhody používání datové schránky pro podnikatele

Datovka je dneska pro každého živnostníka naprostý základ pro jednání s úřady. Místo běhání po úřadech a čekání ve frontách si všechno vyřídíte z gauče nebo od pracovního stolu. A ruku na srdce - kdo by nechtěl ušetřit čas i nervy?

Konečně máte černé na bílém, že váš dokument skutečně dorazil tam, kam měl. Žádné výmluvy typu nám to nepřišlo nebo asi se to ztratilo. Systém vám hned pošle potvrzení o doručení, takže máte klid a jistotu, že jste všechno stihli včas.

Pro peněženku je to taky příjemná úleva. Odpadají výdaje za obálky, známky a papíry. Nemusíte nikam jezdit autem nebo MHD kvůli každému razítku. A co teprve ta úspora místa - žádné šanony nacpané papíry až po strop.

Nejlepší je, že datovku můžete používat kdykoliv se vám zachce. Třeba o půlnoci, když konečně doděláte všechnu práci, nebo brzy ráno před první kávou. Prostě tehdy, když se vám to nejvíc hodí.

Bezpečnost? Ta je na prvotřídní úrovni. Všechno je zašifrované jako v nějaké špionážní centrále. Vaše citlivé dokumenty jsou v bezpečí před zvědavýma očima a navíc všechno snadno najdete, i když je to třeba rok staré.

Pro šikovné podnikatele je super možnost propojit datovku s účetnictvím. Faktury, doklady, všechno může běžet automaticky jako po másle. Méně práce, méně starostí, víc času na důležitější věci.

Příroda vám taky poděkuje. Žádné zbytečné papírování, žádné plýtvání. Jasně, může to znít jako maličkost, ale když si představíte, kolik papíru ušetří tisíce podnikatelů denně, už je to pořádná hromada.

A když se něco zadrhne? Řešení je otázkou pár kliknutí. Všechno máte hezky pohromadě, černé na bílém, takže se snadno prokážete, že jste udělali, co jste měli. Žádné dohadování, žádné hledání zatoulaných papírů.

Zabezpečení a ochrana dat

Datovka není jen další otravná povinnost - je to váš digitální trezor! Představte si ji jako nedobytný sejf, kde jsou vaše důležité dokumenty v naprostém bezpečí. Každá zpráva cestuje internetem jako v obrněném voze, chráněná špičkovým šifrováním SSL/TLS.

Přihlašování? Žádné drama! Stačí si pamatovat přihlašovací údaje a pro jistotu mít po ruce mobil na SMS kód. Je to jako dvojitý zámek na dveřích - i kdyby někdo uhádl heslo, bez druhého klíče se dovnitř nedostane.

Možná vás napadne - co když systém spadne? Nemusíte se bát! Vaše data jsou uložená na několika místech současně, podobně jako když máte důležité dokumenty v trezoru doma i v bance. Navíc se všechno pravidelně zálohuje, takže se nic neztratí.

Každá zpráva v datovce je jako doporučený dopis s vlastnoručním podpisem - díky digitálnímu podpisu přesně víte, kdo ji poslal a že s ní nikdo nemanipuloval. Systém automaticky značkuje čas odeslání, takže máte černé na bílém, kdy zpráva dorazila.

Pamatujte - přístupové údaje jsou jen vaše, jako klíče od bytu je nikomu nepůjčujte. Kdyby se něco nezdálo, můžete okamžitě zamknout všechny zámky a nechat si udělat nové klíče.

Bezpečnost se neustále vylepšuje, jako když aktualizujete antivirus v počítači. Provozovatel systému bedlivě hlídá všechny potenciální hrozby a okamžitě reaguje na nové typy útoků.

A kdyby něco? Non-stop podpora je připravená pomoct. Můžete si nastavit upozornění na mobil při každém přihlášení nebo nové zprávě - budete mít přehled, jako byste měli na datovku nainstalovanou bezpečnostní kameru.

Řešení technických problémů a podpora

Datovka občas zlobí, co s tím? Základ je mít pořádně seřízený počítač a aktuální prohlížeč. Kdo z nás by se nesetkal s tím, že zrovna když spěcháme s odesláním důležitého dokumentu, něco nefunguje jak má?

Když se něco zadrhne, první pomocí je portál Datových schránek. Najdete tam spoustu užitečných návodů a řešení běžných potíží - třeba když zapomenete heslo nebo se nemůžete přihlásit. Není nad to, když víte, kam kliknout pro rychlou pomoc.

Pro vážnější problémy tu máme technickou podporu, která je k dispozici každý všední den od osmi do šesti. Operátoři jsou profíci a poradí si s elektronickými podpisy, převody dokumentů nebo když se někde zasekne doručení. A když hoří termín? Zkuste chat podporu - reagují bleskově.

Jako živnostník určitě oceníte možnost nastavit přístupy pro další lidi - účetní nebo asistentku. Každý může mít vlastní přihlášení s různými právy. Když potřebujete něco změnit, stačí zajít na Czech POINT.

Systém se pravidelně vylepšuje během plánovaných odstávek. Je fajn sledovat, kdy se budou dít - ať vás to nezaskočí zrovna když potřebujete něco urgentně vyřídit. Pro složitější potíže existuje i možnost vzdálené podpory - technik se vám může přímo podívat do systému a pomoct s řešením.

Šikovná je taky automatická diagnostika - zkontroluje připojení, nastavení prohlížeče i platnost certifikátů. Když něco není v pořádku, rovnou vám poradí, co s tím, nebo doporučí obrátit se na podporu.

Náklady spojené s provozem datové schránky

Datovka pro živnostníky není žádná věda. Základní zřízení i běžná komunikace s úřady vás nebude stát ani korunu - a to je skvělá zpráva, že? Oproti klasickému běhání na poštu a placení za doporučené dopisy je to příjemná změna.

Jasně, občas se objeví nějaké ty extra výdaje. Třeba když vám nestačí základní prostor pro zprávy nebo chcete mít starší zprávy po ruce déle než tři měsíce. Pokud potřebujete archivovat důležité dokumenty, můžete si pořídit datový trezor - něco jako bezpečný šuplík u České pošty.

Co se týče práce s datovkou, základní přístup přes web máte zadarmo. Ale ruku na srdce - kdo z nás nechce práci trochu zjednodušit? Spousta živnostníků si pořizuje speciální programy, které umí třeba automaticky stahovat zprávy nebo vás upozorní na novou poštu. Není to zadarmo, ale může vám to ušetřit spoustu času.

Chcete posílat zprávy jiným firmám? Jedna zpráva vás vyjde na 18 korun bez DPH. Pořád lepší než klasické dopisy, nemyslíte? A nejlepší je, že tuhle službu můžete, ale vůbec nemusíte využívat.

Nezapomeňte, že zpráva se bere jako doručená buď když se přihlásíte, nebo po 10 dnech od dodání. Proto je fajn kouknout do schránky aspoň jednou za týden - nikdo nechce přijít o důležitou zprávu nebo prošvihnout termín.

Než si začnete dokupovat všechny možné vychytávky, zamyslete se, jestli je opravdu potřebujete. Občas stačí dobře hospodařit s místem a pravidelně mazat zbytečnosti. Z dlouhodobého pohledu vám datovka může ušetřit docela dost peněz - žádné obálky, známky ani fronty na poště.